Règlement intérieur de l'Association Tolkiendil

Ceci constitue le règlement intérieur de l’Association Tolkiendil.

Conformément aux statuts de l'Association, le règlement intérieur est établi par le Conseil d'Administration. Il est voté par l'Assemblée Générale.

Les modifications, proposées par le Conseil d'Administration, sont soumises au vote de l'Assemblée Générale. Cependant, ces modifications peuvent être adoptées provisoirement, jusqu'à leur ratification par la prochaine Assemblée Générale. Les membres sont alors informés par courrier électronique.

Tout adhérent s'engage, au vu des statuts et du règlement intérieur de l'Association.

Comme l’indiquent ses statuts, l’objet de l’Association est de promouvoir la connaissance de l’œuvre de J.R.R. Tolkien dans le monde francophone.

Les activités de l’Association seront principalement centrées sur l’échange d’informations autour des œuvres de J.R.R. Tolkien par les moyens que permettent l’internet.

L’Association pourra également organiser et animer réunions, expositions et débats culturels dans le cadre de son objet.

Association Tolkiendil
3, rue Nelson Mandela
59273 Fretin - France

Pour toute correspondance postale avec l’Association, l’adresse à utiliser est celle du siège social.

Pour obtenir le statut d'adhérent, la personne devra :

• prendre connaissance des statuts et du règlement intérieur de l'Association,
• remplir le formulaire d'adhésion,
• régler le montant de la cotisation annuelle.

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, l'adhérent dispose d'un droit d'accès et de rectification des données le concernant auprès du Secrétaire de l'Association.

L'adhérent s'engage à porter à la connaissance de l'Association toutes modifications portant sur son identité et ses coordonnées.

Pour faire partie de l'Association, il faut être agréé par deux membres du Bureau de l'Association qui peut statuer sur les demandes d'adhésions reçues.

Le résultat de la demande d'adhésion sera communiqué par un courrier (électronique ou postal), accompagné d'un exemplaire des statuts et du règlement intérieur.

Une fois l'adhésion acceptée, le nouveau membre disposera d'un délai d'un mois pour régler le montant de son admission et de sa cotisation, par chèque à l’ordre de Tolkiendil. Si après ce délai, aucun paiement n'est parvenu au trésorier, l'adhésion sera considérée comme nulle. Le Trésorier accuse réception de l'encaissement par l'envoi d'un reçu à destination de l’adhérent.

L'adhésion est valable à l'année civile, soit du 1er janvier au 31 décembre.

La première adhésion est valable :
- pour l'année en cours, à partir de la date de réception, si la date de réception se situe entre le 1er janvier et le 30 juin ;
- pour l'année en cours, à partir de la date de réception, et pour l'année suivante, si la date de réception se situe entre le 1er juillet et le 31 décembre de l'année en cours.

Pour renouveler son adhésion, l'adhérent aura un délai d'un mois pour payer le montant de la cotisation.

L’Association accepte l’adhésion de personnes mineures, sous réserve d’accord verbal de leur tuteur légal, et des ressortissants étrangers ou de nationalité française ne résidant pas sur le territoire national.

Le montant de la cotisation annuelle des membres adhérents est fixée à 15 €. Elle pourra être supérieure à 15 €, au choix de l’adhérent. Le montant choisi par l'adhérent est confidentiel et ne peut être divulgué.

Les membres d'honneur sont nommés par le Conseil d'Administration pour services rendus à l'Association. Ils sont dispensés du paiement de la cotisation.

L'instance supérieure de l'Association est l'Assemblée Générale.

L'Assemblée Générale ordinaire est constituée par les membres actifs participants ou représentés.

Tout membre de l'Association peut adresser au Conseil d'Administration, jusqu'à 7 jours avant la date de la réunion, une proposition d'inscription d'un sujet à l'ordre du jour. Toute proposition faisant l'objet d'un vote positif d'un quart au moins des membres de l'Association participants ou représentés à l'Assemblée Générale, sera rajoutée à l'ordre du jour.

L'Assemblée Générale délibère alors sur tous les points inscrits à l'ordre du jour ainsi complété.

Les délibérations à l'Assemblée Générale sont prises à la majorité simple des voix des membres participants ou représentés.

En cas de partage, la voix du président est prépondérante. Tout membre actif peut se faire représenter par un autre membre actif et muni d'un pouvoir comme précisé dans le règlement intérieur.

Pour délibérer valablement, l'Assemblée Générale devra être composée d'au moins un quart des membres actifs participants ou représentés. Dans le cas où le quorum ne serait pas atteint, une seconde Assemblée Générale sera convoquée et statuera valablement sans règle de quorum, après un délai de 30 jours.

Tout membre actif peut se faire représenter par un autre membre actif en lui donnant un pouvoir sous forme libre précisant la date de l'Assemblée Générale. Tout membre actif, présent à l'Assemblée Générale ne peut détenir plus de 3 pouvoirs.

Tout membre actif à jour de cotisation et ayant adhéré à l’Association il y a plus d’un an peut faire acte de candidature motivée auprès du Conseil d'Administration sortant qui organise l'élection du nouveau Conseil d'Administration. La candidature sera portée à connaissance du Bureau au minimum 3 semaines légales avant l'Assemblée Générale.

Le nombre maximum de membres du Conseil d'Administration est de sept.

Le scrutin est secret. Seront élus ceux qui obtiennent le plus de voix et au minimum 50% des voix.

Le Conseil d'Administration assure l'exécution des décisions prises en Assemblée Générale.
Le Conseil d'Administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour décider et autoriser toutes opérations ayant pour but la réalisation de l'objet de l'Association ainsi que pour sa gestion, son développement et son fonctionnement.

Conformément aux statut de l’Association, le Conseil d'Administration choisit parmi ses membres, au scrutin secret, un Bureau, composé de :

• un Président
• un Vice-Président
• un Trésorier
• un Secrétaire

Les membres du Bureau sont élus par le Conseil d'Administration pour un mandat reconductible de douze mois.

Le Président du Bureau est le Président de l'Association.

Il convoque les Assemblées Générales et les réunions du Conseil d'Administration.

Il représente l'association dans tous les actes de la vie civile et est investi des pouvoirs à cet effet. Il représente l'association en justice.

Il assure ainsi la correspondance de l'association, la représentation des membres, la responsabilité éditoriale de l'association.
En cas d'absence prolongée ou de maladie, il est remplacé par un le Vice-Président qui dispose alors des mêmes pouvoirs.

Il est chargé de l'application des décisions du Conseil d'Administration auprès des membres et a pour vocation d'assister le Président à piloter les activités de l'association. Il assume son rôle lorsque le Président n'est pas présent.

Il est délégué par le Président et le représente auprès des membres.

En cas d'absence prolongée ou de maladie, il est remplacé par un membre du Conseil, désigné par le Président, qui dispose alors des mêmes pouvoirs.

Il est chargé de tout ce qui concerne la gestion du patrimoine de l'Association.

Il effectue tous paiements et perçoit toutes recettes sous la surveillance du Président. Il tient une comptabilité régulière de toutes les opérations.

En cas d'absence ou de maladie, il est remplacé par un membre du Conseil, désigné par le Président, qui dispose alors des mêmes pouvoirs.

Il est chargé de tout ce qui concerne la correspondance et les archives.

Il transmet au Conseil d'Administration les questions et les informations des membres, il prépare l'ordre du jour des réunions à partir de ces informations.

Il rédige les procès-verbaux des délibérations du Conseil et en assure la transcription sur les registres.

En cas d'absence prolongée ou de maladie, il est remplacé par un membre du Conseil, désigné par le Président, qui dispose alors des mêmes pouvoirs.

Comme l’indiquent ses statuts, les ressources de l'Association se composent des :

• cotisations,
• subventions des collectivités,
• moyens légaux prévus par la loi en vigueur.

Le Conseil d'Administration a toute latitude pour engager les dépenses courantes de l'Association, sous réserve de l'accord du Président et du Trésorier. Toutefois, le Conseil doit voter à la majorité toute dépense supérieure à un montant de 1000 €.

Les membres du Conseil d’Administration pourront obtenir le remboursement des dépenses engagées pour les besoins de l'Association sur justification et après accord du Bureau.

Tout membre de l'Association s'engage à respecter les statuts et le règlement intérieur de l'Association.

Un adhérent, par ses actions ou ses déclarations, ne devra pas entraîner un préjudice moral ou matériel à l'Association.

Aucune prise de position publique ne peut se faire au nom de l'Association par un adhérent extérieur au Conseil d’Administration sans l'accord préalable du Bureau.